役職者・幹部社員によくある典型的な失敗【2】

上司に求められるマネジメント能力とは

上司に求められるセルフマネジメントとして、最も重要と言えるのがタイムマネジメントです。時間管理が下手な上司は、まず成功しません。

誰にでも、1日24時間は平等に与えられていて、その使い方によってほとんどの勝負は決まると言ってもよい。

タイムマネジメントのポイントは2つ

上司としての時間管理のポイントは2つあります。

【1】時間の先取り

その1つが時間の『先取り』です。

上司のスケジュールがわからないために、部下が動きにくくなることがよくあります。ビジネスはスピード勝負で、これは大きな損失です。

そこで、上司は誰よりも早く仕事の予定を立てて、可能な限り、社内で公表します。こうすれば部下は、私の行動予定に合わせて予定を組むようになります。

『いつなにをやるべきか』が早い段階で共有されるため、組織としての初動が早くなります。

ちなみに、社長である私の予定は13ヶ月先までのスケジュールが時間単位で決めてあります。驚く人が多くいますが、実はそれほど凄いことではありません。

翌年の会議など、今年と同じ日付で、同じ時間に実行することにしているだけです。

『1年も先のことは、分からないから予定など入れられない』という人がいますが、それは違います。

どうせ分からない『1年も先』だから、どんな予定だって入れられるのです。もちろん、スケジュールの隙間に後からどんどん予定が加わり、既存の予定と重なることも多々あります。

そうしたら、優先度に照らしてどちらかを動かせばいいのです。極端に言えば、テキトーでもいいから予定を明らかにしておくことが重要です。

一番悪いのは、状況が流動的だからと言って、上司がギリギリまで予定を決めないことです。これでは組織全体の動きが鈍くなってしまいます。1年先の予定を決めるスピード感が必要

【2】期日の締め切り

時間管理のもう1つのポイントは『締め切り』です。上司の締め切りの設定が甘いために、仕事の進捗が滞ることがよくあります。

会議の所要時間を『1時間くらい』と曖昧に計画していると、1時間半は軽くかかってしまうものです。その分、他の仕事をする時間が奪われてしまいます。

私が参加する会議は、だらだらと長引くことはありません。なぜなら、会議の後には人に会ったり、社外に出かけたり予定を入れているからです。

『社長は◯時に出かけなければならない』と決まっていると、部下の報告も無駄な前置きが一切なくなり、重要なことから順番に話すようになります。

部下の仕事の質は、費やした時間の長さに比例しません。いくら時間をかけても、その人のスキル以上の仕事はできないからです。だから、予定時刻までに必ず終わらせて、すぐに次の仕事に取り掛かるべきです。

締め切りを厳守させる以上は、部下の仕事に完璧さを求めてはいけません。

そこに時間とエネルギーを割くより、限られた時間の中で1つでも多くの仕事をこなしましょう。そうして手数を増やす方が、組織が変化に対するスピードが増すことになるからです。

時間とは全ての人に平等に与えられているもの

1日は24時間。質より量。スピードが命

この記事を書いた人

金村 秀一

金村 秀一

100年塾塾長・社長コンサルタント

社員数30人以下のヒト・モノ・カネの悩みを解決するための成功し続ける社長の経営塾”100年塾”を主宰。

経営塾”100年塾”は、飲食業界に関わらず、様々な業界の社長が全国各地から参加している。経営計画書・環境整備・斜めの関係という再現性の高い道具を使って、社員がイキイキと働きながら、社長の決定をすぐに実行する、高収益体質の会社づくりをサポート、生産性が高い強い経営ができる。