生産性向上のための仕事の棚卸し4つのステップ

同じ仕事を同じ人が長い間続けることで、知らず知らずのうちにムダ(脂肪)が生まれ、仕事メタボになっていくことはお伝えしてきました。

定期的な人事異動をすることで、この仕事メタボが表面化し、取り除くことができます。

しかし、これまで多くの会社を指導してきた経験から、私の会社のように人事異動することにすごく抵抗があり、人事異動がなかなかできない会社が多いことに気づきます。

そのような会社で、知らず知らずにつくムダ(脂肪)を除去するためにはどうすればいいかお伝えしていきます。

まず最初にやるべきことは、そもそもその業務は何のためにやっているのかという「目的(ゴール)」を確認することです。

長い間知らず知らずに続けてきた業務の中には、目的を見失っているものやそもそも止めても何も問題ないものもあります。

「この業務はいる、いらない」を判断するのは次のステップで、ここではあくまで何のためにやっているのかという目的をはっきりさせることです。

各業務の目的がはっきりしたら、次は生産性を高めるためには各業務の現状の詳細を見直していきます。

付加価値が低いにも関わらず時間や負担が多くかかっている業務や付加価値は高い業務だがしっかりとした時間が確保できていないなど。

仕事の棚卸しをすることで、このような業務の問題点や俗によく言われる「ムリ・ムダ」が浮かび上がってきます。

その浮かび上がった各業務を以下の4つの分類で分けていきます。

①徹底する・強化する

会社の商品・サービスの支えとなっている根幹業務。これらは経営資源を重点投下(人を増やす、時間をかけるなど)して緩やかなバージョンアップをしていくこと。

②IT化する・効率化する

提供している価値のわりに、ムダやムリが多い業務。これらはプロセスを見直し、問題の原因となる部分を取り去り、作業効率を上げるためにITなどによってシステム化すること。

③現状維持・続行

強化したい業務はあるものの、改善策の打ち手が浮かばない、予算がないなどの業務。現実的な案が出ないため業務継続すること。

④縮小する・中止する

大した意味もなく止めても問題がない、人手が足りなく(時間が足りなく)手が回らない、実はすでに役目が終わっているなどの業務。このような業務は縮小や中止、または、アウトソーシングなどをすること。

この4番目のいわゆる「捨てる」ことが一番難しい。会社では社長が先頭を切ってやるべき仕事。

基本的に会社が成長し続ける間は、業務量は増え続けることを忘れてはいけません。

社長が縮小・中止することなく、新しい業務や取り組みばかりを増やしていくことで、必ず社内業務はオーバーフロー状態となり、社員への負担増により疲弊し、うつ病などのさらなる展開も起こりはじめます。

全ての業務に同じように力をかけ、フルパワーで戦い続けるのではなく、上記のように方向性と力の掛け方を変えていくことで、社内の生産性は向上していきます。

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この記事を書いた人

金村 秀一

金村 秀一

100年塾塾長・社長コンサルタント

社員数30人以下のヒト・モノ・カネの悩みを解決するための成功し続ける社長の経営塾”100年塾”を主宰。

経営塾”100年塾”は、飲食業界に関わらず、様々な業界の社長が全国各地から参加している。経営計画書・環境整備・斜めの関係という再現性の高い道具を使って、社員がイキイキと働きながら、社長の決定をすぐに実行する、高収益体質の会社づくりをサポート、生産性が高い強い経営ができる。