中小企業は日報を書くことで業績はアップする!【日報の書き方・テンプレート】

金村
僕の会社ウィルウェイも10年ほど前までは、日報はありませんでした。日報を書く目的も、どのような内容で書かせれば良いかも、全くわかっていなかったので、その必要性自体感じていませんでした。そんなわが社も、今では全社員から日報が毎日届きます。その日報に対して、僕からコメントバックもしています。

日報とはその日の仕事の『かたをつける』こと

では、そもそも日報は何のために書くのでしょうか?

 

突然ですが『かたづけ』の言葉の意味を知ってますか?

『かたづけ』とは『かたをつける』という意味があります。
ひとつずつ、しっかりかたをつけて終わらせていくことです。
今日の日報を朝に書く人は誰もいません。
日報とは、1日の最後に書くものです。
1日の最後にその日の自分の仕事を振り返り、
日報を書くことでその日の仕事の『かたをつける』のです。
毎日の仕事に『かたをつける』ことで、
自分自身に対する自信が持て、
翌日の仕事の予定を確認することもできます。

日報が業務報告の管理になっているケース

成果に結びつく日報にするためには、
どのような内容で書けばいいのでしょうか?
09:00〜10:00  取引先定期連絡(電話)
10:00〜11:00 新規顧客獲得テレアポ
11:00〜12:00 社内会議
12:00〜13:00 ランチ
このような内容が日報だと思われてる人がいます。
これは日報ではなく、業務報告書です。
つまり、仕事の管理をしているということです。
僕が話している日報とは、このような時間軸を中心とした業務報告とは、異なります。

業績に結びつく日報の書き方

5つのタイトルに合わせて日報を書く

日報の項目はとてもシンプルで、下記の5項目を使います。
①【お客様の声と対策】
②【ライバル情報】
③【改善提案・気づいたこと】
④【自分の考え】
⑤【明日の行動計画】
①〜⑤の順番は、重要視している順番で並んでいます。

なぜ『自分の考え』が4番目?

『なんで自分の考えが4番目なんですか?』

とよく聞かれることがあります。

 

会社とは、お客様の声をベースに方針を決めていきます。

これを『お客様ファースト(お客様第一主義)』といいます。

つまり1番目が『お客様の声』になっている理由は、

社長の姿勢、会社の姿勢がカタチになっているからです。

事実は1つ。解釈が無限大。

中小企業で書かれている日報を拝読すると、

『お客様の声』と『自分の考え』が混在していることに気づきます。

日報を書くときに大切なことは、

『お客様の声』は事実であり、

『自分の考え』は解釈であるということ。

これをしっかり分けて、上司や社長に報告する必要があります。

 

これを混同して書くことで、複数の社員から上がってくる日報を読んで、何が事実なのかがわからなくなります。

ですから、情報が集まれば集まるほど、それを読んだ上司や社長は、スピード感がある意思決定をすぐにできなくなります。
さらに、何が事実かを確認する作業からはじまり、かなりのロスタイムが生じます。

事実は「 」を使って伝える。

ではどのようにして伝えればいいのか。

とても簡単ですので、ぜひ明日から実践してみてください。

事実は「 」を使って書き、その後に解釈を書けばいいだけです。

 

「何も言わずにお客様は出ていきました」(事実)

→なにか気に触ることを言ってしまったのかもしれません。(解釈)

 

もしかしたら、緊急の連絡が入って外に出たかもしれません。

もしかしたら、他の用事を思い出して出て行ったのかもしれません。

 

この場合は、真実はお客様本人に確認しないとわかりません。

ですから、真実は置いておいて、事実を「 」で報告することが大切です。

あとは自分の解釈を、そのあとに好きに書いてください。

『ライバル情報』が会社の業績を左右する

多くの会社の日報に抜けている『ライバル情報』が2番目になります。

このライバル情報をいかに早く社長まで届けることができるか。

順調な経営を進めていく上で、ライバル情報は欠かすことができません。

どんな些細なことでもいいので、念のための報告を日報ですることです。

 

『お客様もライバルも市場も、絶えずゆっくりと大きく変化している』

このことを忘れてはいけません。

ですから、会社も絶えず変化させ続ける必要があるのです。

そのための貴重な情報源が、現場で働く社員からの日報になります。

日報をはじめる前と後で大きく変わること

日報をはじめる前と後で大きく変わることは、

①『お客様の声』や『ライバル情報』などの経営を左右する現場の生の情報が社長に届く

②『自分の考え』から、日頃社員が考えていることを知ることができる

③全社員から情報が集まることで、自然と情報も整頓され、何が『真実』かがわかる

 

『社長は社員第一主義、社員はお客様第一主義』を謳っている以上、

『お客様の声』と『社員の考え』2つの現場の生の声が吸い上げる仕組みや環境は欠かせません。

ですから、日報を通じて『お客様の声』と『社員の考え』を大量に収集することです。

 

日報は『質より量』を重視することです。

特に日報導入当初は、内容は二の次で、量を書いたことを褒めてあげてください。

 

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この記事を書いた人

金村 秀一

金村 秀一

100年塾塾長・社長コンサルタント

社員数30人以下のヒト・モノ・カネの悩みを解決するための成功し続ける社長の経営塾”100年塾”を主宰。

経営塾”100年塾”は、飲食業界に関わらず、様々な業界の社長が全国各地から参加している。経営計画書・環境整備・斜めの関係という再現性の高い道具を使って、社員がイキイキと働きながら、社長の決定をすぐに実行する、高収益体質の会社づくりをサポート、生産性が高い強い経営ができる。