金村 秀一 
年間出張150日超のタイムマネジメント術
経営塾や講演、企業訪問などで、年間約150日ほど全国を飛び回っています。
これだけのスケジュールをスムーズに消化できているのは、
スケジュールのマイルールを実践しているからです。
ここでは、そのスケジュールのマイルールをご紹介します。
タイムマネジメントが上手くいかない方などは、ぜひご参考にしてみてください。
予定変更・調整で大量の時間を失っている
多くのスケジュールが上手く回らない一番の理由は、『予定変更・調整』です。
決まっていた予定を変更や調整するのは、大変なものです。
新しい予定を入れるために、先約の予定を変更・調整する必要があるからです。
先約の相手に連絡をして、新しいスケジュールの日程を決めます。
すぐに決まればいいのですが、回答をもらうのにも時間がかかります。
返ってきた回答が、再度予定の調整依頼ということもしばしば。
予定変更・調整にかかる、この手間と時間が一番生産性が低い仕事なのです。
予定変更・調整をゼロにする
予定変更・調整を『仕方のないこと』と考えている人がいます。
このような人には、もともと予定を変えるクセがあります。
ですから、せっかく変更・調整した予定が、さらに変わることもあります。
こうなると、正直なにがなんだかわからなくなります。
そして、結局予定そのものが無くなることもあります。
多くの手間と時間をかけたにも関わらず、
このような結果になることはとても残念です。
社長の予定変更・調整は致命的
さらに会社のトップである社長のスケジュール変更・調整が多い会社は致命的です。
社員は社長のスケジュールに合わせて動いています。
その社長のスケジュールが、ちょくちょく変わることで、どれだけ振り回されているか。
ですから、トップである社長だから変更・調整は仕方がないのではなく、
トップである社長だからこそ、変更・調整をゼロにすることで、
無駄な時間を大幅にカットすることができることを覚えておいてください。
生産性を高める５つのマイルール
①最優先すべき年間スケジュールを決定する
僕の会社では毎年12月になると、翌年１月１日から２年間のスケジュールを決定します。
『そんな先まで、スケジュール決められるのか？』
とおっしゃる方もいますが、仕事の９割は同じことの繰り返しからできています。
ですから、毎年同じ時期に、同じことをしています。
そのため、今年動いた予定の中で、来年も継続することの日程をどんどん落とし込んでいきます。
販売活動、各種会議、社内イベント、大切なひとの誕生日、プライベートなど、
最優先事項の日程をまず最初にここで押さえます。
②バッファータイムを予め決定する
年間の最優先事項のスケジュールが決まったら、次に『バッファータイム』を予め設定します。
バッファーとは、時間にゆとりを持たせること、余裕を持たせることです。
『バッファータイム』とは、『予定を入れない時間』です。
例えば、僕の場合は、基本的に18時の予定は入れません。
大切な方のご不幸に、いつでも対応できるようにするためでもあり、
緊急の案件に対応する時は、この時間を使って対応しています。
『バッファータイム』でオススメなやり方は、
平日の５日間のうち、１日は何もスケジュールを入れない方法です。
この『バッファータイム』が週に１日あるだけで、
終わらない仕事や緊急の予定に対応することができます。
そもそも、計画は予定通りにはいきません。
ですから『バッファータイム』として組み込んでおくことで、
驚くほど予定変更なくスケジュールは進みます。
③各スケジュールの時間を決定する
スケジュールした予定は全てに時間配分をします。
例えば、打合せは60分、会議は45分、会食は120分というように。
終わりの時間を決めることで、集中力が高まり、生産性も高まります。
そのため終わる時間を関係者に公表してタイムマネジメントをします。
そうすることで関係者からも協力を得られ、スケジュール通りに予定が動きます。
各スケジュールの『時を守る』ことが、
決まったスケジュールが時間通りに進むコツです。
④年間スケジュールが決まっていることを公表する
最優先事項の予定を、１年先まで決めていることを公表・共有します。
そうすることで、『先約がある』という断る理由ができあがります。
最優先事項の先約は基本的にズラしてはいけません。
なぜなら、仕事や生活をする上で、最優先と位置付けているものだからです。
先約の予定をづらすのではなく、後から決まった予定の日程を変更します。
ですから、先約の予定変更はしないとマイルールで決定します。
⑤予定が合わない時は縁がないと諦める
このマイルールでスケジュールを立てていくと、
どうしても予定が合わないものが出てきます。
でも、その時は仕方がありません。
ご縁がなかったと諦めることにしています。
大人数で行うイベントや旅行などで、予定が合わないことがよくあります。
その時は、このマイルールを説明して、次回（来年）の予定をもらい、
最優先スケジュールとして来年の予定に加えています。
まとめ
いかがでしたでしょうか？
そもそも予定変更・調整には生産性はゼロであることを認識することです。
決まった先約の予定を、粛々と実行する。
これが何より一番大切なことであり、無駄な時間をゼロにします。
特に僕の場合は、予定の変更・調整をお願いされると、
新しい予定は、最悪半年後になることはザラにあります。
相手にもそのことが伝わることで、予定変更・調整がほぼありません。
現在、全国にいる多くの社長のそばにいることができているのも、
関係者のみなさんにご協力頂き、このマイルールを実践しているからです。
日頃からの関係者のみなさんのご協力には、感謝しています。
ありがとうございます。