金村 秀一 
会議の価値を高める
多くの社員数の少ない小さな会社のでは、会議は単なるルーティンとなりがちです。
しかし、これは大きな機会損失をしていることを意味します。
そもそも会議とは、経営者が現場の生の声を直接聞き、
組織の方向性を決定するための貴重な手段です。
ここでは、小さな会社の会議をより生産的で意義深いものにするための方法を解説します。
会議が上手く機能しない理由
社員数の少ない小さな会社で会議がうまくいかない主な理由は、
日頃のコミュニケーションが圧倒的に不足していることにあります。
特に、社員数が30人以下の企業では、
一人ひとりの社員の意見やアイデアがとても重要になります。
なぜなら、一人あたりの影響力が大きいからです。
社員20人の会社であれば、ひとりの影響力は５％。
社員10人の会社であれば、ひとりの影響力は１０％となるためです。
でも、コミュニケーションが不十分だと、
これらの貴重な意見が見過ごされることになります。
言葉と文字で情報共有
効果的な会議を実施している会社の一例として、
事前に議事録に議題を明記し、会議中は付箋を活用してアイデアを可視化する方法があります。
実践してみるとわかりますが、情報量は圧倒的に増え、会議時間は驚くほど短縮されます。
このアプローチにより、参加している社員自らの意見を具体的に提案やすくなります。
また、社長は話すよりも聞くことに重点を置き、
最終的な意思決定の前にたくさんの情報を収集することができます。
現場の社員からの報告や考えが大量に集まることで、
間違えた意思決定をすることも防げます。
それだけではなく、
このようなスタイルは、社員一人ひとりが会社の方向性に
影響を与えられるという感覚を強め、モチベーションの向上にも寄与します。
現場の声を積極的に取り入れ、社長が最終的な意思決定を行う方法は、
社員数の少ない小さな会社にとってとても効果的です。
このプロセスを通じて、決定されたことは迅速に実行に移し、
PDCAサイクルをより多くの回すことが重要になります。
また、回数を増やすという意味では、週次会議がおすすめです。
月次会議よりも週次会議の方が、
組織の動きを迅速に修正しやすいという利点があるからです。
会議は経営の武器になる
社員数の少ない小さな会社で会議の質を高めるためには、
日頃の社員間のコミュニケーションをよくする仕組みを導入し、
会議では、言葉と文字を使うことで
よりスピーディーに大量の情報を共有することができます。
これらの大量の情報をベースに、最後に社長が意思決定をする。
このような会議を行うことで、会議が単なる情報共有の場ではなく、
組織全体の創造性と生産性を高めるためのキーツールとなります。