中小企業は日報を書くことで業績はアップする！【日報の書き方・テンプレート】

金村

僕の会社ウィルウェイも10年ほど前までは、日報はありませんでした。日報を書く目的も、どのような内容で書かせれば良いかも、全くわかっていなかったので、その必要性自体感じていませんでした。そんなわが社も、今では全社員から日報が毎日届きます。その日報に対して、僕からコメントバックもしています。

日報とはその日の仕事の『かたをつける』こと

では、そもそも日報は何のために書くのでしょうか？

突然ですが『かたづけ』の言葉の意味を知ってますか？

日報が業務報告の管理になっているケース

業績に結びつく日報の書き方

５つのタイトルに合わせて日報を書く

なぜ『自分の考え』が４番目？

『なんで自分の考えが４番目なんですか？』

とよく聞かれることがあります。

会社とは、お客様の声をベースに方針を決めていきます。

これを『お客様ファースト（お客様第一主義）』といいます。

つまり１番目が『お客様の声』になっている理由は、

社長の姿勢、会社の姿勢がカタチになっているからです。

事実は１つ。解釈が無限大。

中小企業で書かれている日報を拝読すると、

『お客様の声』と『自分の考え』が混在していることに気づきます。

日報を書くときに大切なことは、

『お客様の声』は事実であり、

『自分の考え』は解釈であるということ。

これをしっかり分けて、上司や社長に報告する必要があります。

これを混同して書くことで、複数の社員から上がってくる日報を読んで、何が事実なのかがわからなくなります。

事実は「　」を使って伝える。

ではどのようにして伝えればいいのか。

とても簡単ですので、ぜひ明日から実践してみてください。

事実は「　」を使って書き、その後に解釈を書けばいいだけです。

「何も言わずにお客様は出ていきました」（事実）

→なにか気に触ることを言ってしまったのかもしれません。（解釈）

もしかしたら、緊急の連絡が入って外に出たかもしれません。

もしかしたら、他の用事を思い出して出て行ったのかもしれません。

この場合は、真実はお客様本人に確認しないとわかりません。

ですから、真実は置いておいて、事実を「　」で報告することが大切です。

あとは自分の解釈を、そのあとに好きに書いてください。

『ライバル情報』が会社の業績を左右する

多くの会社の日報に抜けている『ライバル情報』が２番目になります。

このライバル情報をいかに早く社長まで届けることができるか。

順調な経営を進めていく上で、ライバル情報は欠かすことができません。

どんな些細なことでもいいので、念のための報告を日報ですることです。

『お客様もライバルも市場も、絶えずゆっくりと大きく変化している』

このことを忘れてはいけません。

ですから、会社も絶えず変化させ続ける必要があるのです。

そのための貴重な情報源が、現場で働く社員からの日報になります。

日報をはじめる前と後で大きく変わること

日報をはじめる前と後で大きく変わることは、

①『お客様の声』や『ライバル情報』などの経営を左右する現場の生の情報が社長に届く

②『自分の考え』から、日頃社員が考えていることを知ることができる

③全社員から情報が集まることで、自然と情報も整頓され、何が『真実』かがわかる

『社長は社員第一主義、社員はお客様第一主義』を謳っている以上、

『お客様の声』と『社員の考え』２つの現場の生の声が吸い上げる仕組みや環境は欠かせません。

ですから、日報を通じて『お客様の声』と『社員の考え』を大量に収集することです。

日報は『質より量』を重視することです。

特に日報導入当初は、内容は二の次で、量を書いたことを褒めてあげてください。