金村 秀一 先週の金曜日に年内最後の社内会議が行われた。会議の議題の中で楽しみにしているものがあった。『経理業務”ゼロ”プロジェクト』だ。
そもそも私の会社の経理業務はかなりシンプルな仕組みになっている。過去には経理担当者に高額な給料を支払っていた時ももちろんあった。そこからいくつかの段階を経て、いよいよ経理業務が社内からなくなろうとしている。
（どのような段階を経て経理業務をここまでシンプルにしたかは、１冊目の本『赤字社員だらけでも営業利益20%をたたき出した社長の経営ノート』に詳細は書かれているのでここでの説明は省略する）
現在の会社の経理の状況は経理専門の社員はいない。経理担当として月間で５日間ほどその業務にあたっている状況だ。与信管理会議・会計士との月次決算も毎月10日までに完了できている。今のままでも十分なほど経理業務は軽くしてある。
これにより経理でよく起こりがちな、ブラックボックス化も心配なくなる。人事異動を２〜３年に１度行いながら、どの社員にでも誰にでもできる経理体制をつくってきた。
今年の夏頃にある広告から、小さな会社でも経理業務を自動化できることを知った。色々詳細を調べていき、最終的に辿り着いた私の結論は『経理の仕事は社内から無くせる』だった。
そこから、社内の根回しを行い、意見を調整し、2018年1月から会計システムを完全移行することを決定した。これまで経理の専門性を無くして誰にでもできる仕事にしてきたこともあり、経理業務のマニュアルとチェックリストがしっかりと社内に存在している。
今回はそれらに書かれている業務が、新システムではどのように行うのかを担当社員と幹部社員から回答をもらった。結果として、自動化・分散化できずに社内に残ってしまう経理系の仕事が２つある。１つが届いた請求書の確認と入力業務。そして、もう１つが各種経理保管書類のファイリングだ。
でも、この２つの仕事であれば、もはや経理の仕事としてではなく、毎月のルーティン業務として誰にでも任せることができる。時間にしては月間で１〜２時間もあれば終わる仕事だ。ということで、2018年から社内から経理の仕事は自動化され無くなることが決定した。
この効果はとても大きいと思っている。経理業務の問題だけでは収まらない。そのための領収書の行き来からはじまり、経費の承認作業、請求書の発想から着金の確認まで、社内の社員同士が関わる”間接業務”が一気に排除される。ここから生まれる新たな時間はもちろん、社員間の無駄なストレスも無くなる。
このような決定をスムーズに実行してくれる社員と社内文化がある。これがわが社の一番の価値だと思っている。社員教育を徹底し、価値観を共有してきたからこのスピード感で導入できている。
もし、このような文化が会社になかったら、そもそも経理業務を無くすなんてことは考えられなかったはずだ。考えられたとしても、社員からの抵抗にあって、これだけスムーズに導入できなかったはずだ。
高収益企業になる。
これを達成させるためにもバックオフィスはできるだけシンプルに、自動化できるものは自動化を徹底する。そして、創造された新たな時間をお客様と社員との接点に使う。そして今まで以上にお客様目線に立った経営ができるような体制を整えながら、高収益事業を社長が創造することで高収益企業はできあがる。